EL ACTA

CONCEPTO

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión. El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de adquisición que han ocurrido durante la reunión, y de esta manera validada al quiso que ha sido acordado. Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

PARTES DEL ACTA

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo.  Este título se escribe así  :ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012.Sin embargo, en los últimos años  ,muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo. Por ejemplo :ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2012.En todos los casos subrayado y con letras mayúsculas, para que ese título en el libro, ya que el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra, luego de la firma de los que procedieron a aprobarla.

2. INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se leva a cabo la sesión y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren son muchos ,sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3. TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las actas de sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Además, cuando lo solicitaban, deben contener las constancias que los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más .Concreto y preciso, .Breve. Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012: Conceder licencia sin goce de haber al señor…..o ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas, haciéndolos resaltar del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes. por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin.(consulte oportunidad de la aprobación del actas de sesión” en la página ,en la página 28)

6.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.

EJEMPLO

ACTA N° 7 DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

DE LA EMPRESA ELÉKTRIKA

En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a las 14 horas del día 11 de febrero de 2011 se reunieron en la sala magna de la empresa ELÉKTRIKA los miembros que forman parte de la Junta directiva de la misma. Quien precise el acto es el presidente José Luis López Suárez y quien suscribe actúa como secretaria.

Asistencia: El presidente anuncia como abierta la sesión y le solicita a la secretaria que pase lista para dar a conocer las asistencias. La secretaria anota la presencia de: Juana Duarte, Ricardo De Blanco, Ramiro Sánchez, Felipe Lozano, Claudio Domínguez y Ana María Argento. Tras la confirmación de la existencia de quórum, se hace un repaso del acta de la última sesión, en la que los miembros llegaron a un acuerdo de forma unánime.

Informe presidencial: el presidente da a conocer a los miembros de la junta los resultados del balance del año 2010 de la empresa ELÉKTRIKA y en resumen de todas las operaciones que fueron realizadas a lo largo del año 2010. Luego de esto, respondió las preguntas que le realizaron los miembros de la junta.

Tras el conocimiento de los resultados, los accionistas se mostraron conformes y aprobaron, de manera unánime, los asientos de contabilidad propuestos.

Una vez finalizados los temas a tratar, el presidente da por finalizada la reunión a las 15.30 horas y la secretaria levanta el acta presente que es suscrita por ambos.

Julio Rosales, PRESIDENTE

Romina Guzmán, SECRETARIA.