LA CIRCULAR

CONCEPTO

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial

comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

PARTES

PARTES:

 Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

 Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.

Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).

Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. 

EJEMPLO

BLACK AND WHITE FURNITURE

Dirección General

CIRCULAR 139 / 12

REMOCIÓN DE PERSONAL

A través de esta circular queremos comunicarle a nuestros proveedores y a nuestra apreciable clientela que a partir del día de hoy las siguientes personas ya no trabajan más en esta empresa:

John Doe

De manera que no nos hacemos responsables de cualquier compromiso contraído con ellos a partir del día de hoy en nuestro nombre y representación.

Si desean realizar una consulta, compra o cotización a distancia les recordamos que pueden realizarla a través de nuestros números telefónicos o bien a través de nuestra página web: www.blackandwhitefurniture.com

J. Doe

Director General

EL MEMORANDO

CONCEPTO


El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

PARTES

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

1.    Lugar y fecha.

2.    Código.

3.    Destinatario.

4.    Asunto.

5.    Cuerpo.

6.    Despedida.

7.    Firma.

8.    "Con copia".

9.    Pié de página.

·         Y las siguientes complementarias:

1.    Membrete

2.    Nombre del año.

3.    Referencia.

4.    Sello

5.    Anexo

EJEMPLO

México, D. F. a 15 de noviembre del 2013.

Memorándum

Para: Jaime Ruíz Parra

Gerente de Contabilidad

De: Lorena Fuentes Rodríguez

Gerente de Recursos Humanos

Asunto: Curso de Capacitación

Se les convoca a todos los empleados del área de contabilidad al curso de Reforma Fiscal que se llevará a cabo en la sala de juntas B el próximo día 30 de noviembre de este año de 18 a 21 horas.

Es muy importante contar con su presencia.

Atentamente

Lorena Fuentes Rodríguez
Gerente de Recursos Humanos

LA CONSTANCIA

CONCEPTO

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

• Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

• Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es un alumno o estudiante regular de una institución educacional, es decir que asiste regularmente a clases y está debidamente registrado.

PARTES

• Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
• Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
• Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
• Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
• La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.
• El sello: impresión que se estampa en el documento para darle au

Ejemplo

UNIVERSIDAD DE COMERCIO MEXICANO

A quien corresponda:

El que suscribe, Director de esta institución, hace CONSTAR:
Que Alejando Vega Ortega alumno regular de este Plantel, inscrito en el 2º semestre, turno vespertino, matrícula 021129, durante el periodo escolar comprendido del 1 de agosto del 2008 hasta el 4 de diciembre del 2008, se encuentra cursando actualmente la licenciatura en Administración y comercio impartida por este plantel educativo.
Para los fines que a el interesado convengan, se extiende la presente el dia 2 de marzo del 2009.


Atentamente

Ma. Concepción Velazco R.
Directora académica

EL ACTA

CONCEPTO

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión. El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de adquisición que han ocurrido durante la reunión, y de esta manera validada al quiso que ha sido acordado. Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

PARTES DEL ACTA

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo.  Este título se escribe así  :ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012.Sin embargo, en los últimos años  ,muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo. Por ejemplo :ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2012.En todos los casos subrayado y con letras mayúsculas, para que ese título en el libro, ya que el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra, luego de la firma de los que procedieron a aprobarla.

2. INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se leva a cabo la sesión y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren son muchos ,sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3. TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las actas de sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Además, cuando lo solicitaban, deben contener las constancias que los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más .Concreto y preciso, .Breve. Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012: Conceder licencia sin goce de haber al señor…..o ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas, haciéndolos resaltar del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes. por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin.(consulte oportunidad de la aprobación del actas de sesión” en la página ,en la página 28)

6.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.

EJEMPLO

ACTA N° 7 DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

DE LA EMPRESA ELÉKTRIKA

En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a las 14 horas del día 11 de febrero de 2011 se reunieron en la sala magna de la empresa ELÉKTRIKA los miembros que forman parte de la Junta directiva de la misma. Quien precise el acto es el presidente José Luis López Suárez y quien suscribe actúa como secretaria.

Asistencia: El presidente anuncia como abierta la sesión y le solicita a la secretaria que pase lista para dar a conocer las asistencias. La secretaria anota la presencia de: Juana Duarte, Ricardo De Blanco, Ramiro Sánchez, Felipe Lozano, Claudio Domínguez y Ana María Argento. Tras la confirmación de la existencia de quórum, se hace un repaso del acta de la última sesión, en la que los miembros llegaron a un acuerdo de forma unánime.

Informe presidencial: el presidente da a conocer a los miembros de la junta los resultados del balance del año 2010 de la empresa ELÉKTRIKA y en resumen de todas las operaciones que fueron realizadas a lo largo del año 2010. Luego de esto, respondió las preguntas que le realizaron los miembros de la junta.

Tras el conocimiento de los resultados, los accionistas se mostraron conformes y aprobaron, de manera unánime, los asientos de contabilidad propuestos.

Una vez finalizados los temas a tratar, el presidente da por finalizada la reunión a las 15.30 horas y la secretaria levanta el acta presente que es suscrita por ambos.

Julio Rosales, PRESIDENTE

Romina Guzmán, SECRETARIA.

TRABAJO DEL PERIODO

LINK DEL TRABAJO:
http://alsovima.blogspot.com/

INTEGRANTES
VIVIANE MORENO URIBE
ALEXANDRA QUINTERO FLOREZ
MARYLEEN ARCHILA SUAREZ
SONIA CACERES RODRIGUEZ

INTRODUCCION
LA PRESENTE INVESTIGACIÓN SE REFIERE A UNA PROFUNDIZACIÓN SOBRE TEMAS VISTOS EN CLASE COMO SON: EL ACTA, EL MEMORANDO, LA CONSTANCIA Y LA CIRCULAR.

VAN A ENCONTRAR SUS CONCEPTOS, SUS PARTES Y UN EJEMPLO DE CADA UNO, PARA PODER ENTENDER MAS ESTOS TEMAS.

OBJETIVOS


1. PROFUNDIZAR MAS EL APRENDIZAJE SOBRE LOS TEMAS COMO EL ACTA, EL MEMORANDO, LA CIRCULAR Y LA CONSTANCIA.

2. ENTENDER EL SIGNIFICADO DE CADA UNO DE LOS CONCEPTOS ANTERIORES.

3. COMPRENDER LA FUNCIÓN DE CADA UNO DE ELLOS EN LAS EMPRESAS DE TODO EL MUNDO